Didžiausios klaidos, teikiant grįžtamąjį ryšį ir būdai, kaip to išvengti

Grįžtamasis ryšys išties yra tai, ko vengia daugelis vadovų. Iš vienos pusės niekas nenori būti "blogiečiu", iš kitos pusės pats žodžių derinys grįžtamasis ryšys visuomenėje yra suvokiamas kaip kritika. O kritikos nemėgstame ir nenorime mes visi.

VADOVAVIMASNAUDINGI PATARIMAI

Darija Tonkich

12/5/20224 min read

Iš savo asmeninės patirties bei analizuojant darbą su klientais, tarp kurių yra ne tik vadovai, pasidariau kelias svarbias išvadas apie grįžtamąjį ryšį, kuriais ir noriu pasidalinti su jumis.

Visų pirma, niekas iš mūsų nenorime būti blogiečiais. Tenka pripažinti, kad grįžtamasis ryšys, mūsų visuomenėje, vis dar dažnai suvokiamas ir asocijuojasi su kritika. O kas mėgsta būti kritikuojamas? Tikrai taip, niekas.

Geroji žinia yra ta, kad grįžtamasis ryšys gali būti tikra dovana, kuri augina ir ugdo.

Tik kad taip būtų neužtenka mūsų gerų norų. Ar pastebėjote, kad dažnai mes išties norime tiesiog padėti ir pasidalinti savo patirtimi, pateikti savo nuomonę kaip vieną ar kitą dalyką galima būtų atlikti kitaip. Tačiau dažnai pašnekovai visą mūsų "pagalbą" priima kaip "puolimą.... Jeigu taip pasitaikė ir jums, įsiminkite, kad mes save vertiname pagal intencijas, mūsų norus, tačiau kiti mus vertina pagal mūsų veiksmus, kaip mes tai atlikome.

Tad kad kelias į pragarą nebūtų grįstas gerai norais, paanalizuokime, kokias gi didžiausias klaidas daro vadovai, kalbant apie grįžtamojo arba atgalinio ryšio davimą

VIEŠAS "LINČO TEISMAS"

Priklausomai nuo darbo pobūdžio bei darbuotojo įgūdžių, grįžtamąjį ryšį dažnai norisi suteikti čia ir dabar, nepriklausomai nuo to, kad aplinkui yra kiti kolegos. Kalbant apie pagirimą ir tam tikro elgesio skatinimą, žinoma, viešas pagyrimas ir toku būdu suteiktas viešas pripažinimas yra labai sveikintinas ir dažnai gali būti svarbus motyvuojantis veiksnys.

Tačiau kalbant apie "neigiamą" grįžtamąjį ryšį, kuomet norime, kad komandos narys keistų savo elgesį - viešumo patarčiau vengti. Toks pokalbis turėtų vykti akis į akį, kad nežemintų kolegos kitų komandos narių akyse. Tam tikrą netoleruotiną elgesį, žinoma, pravartu aptarti bendro susirinkimo metu, tik tokiu atveju patarčiau kalbėti apibendrintai, neįvardinant konkretaus žmogaus, vengiant viešo "Linčo teismo".

KALBĖJIMAS APIE PRAEITĮ

Vienas sunkiausiai įgyvendinamų aspektų, tekiant grįžtamąjį ryšį vadovai įvardina neminėti praeities. Išties, vienas iš patarimų yra kalbėti apie aktualijas, t.y. gana nesenus įvykius. Minint kelių mėnesių senumo įvykius tikėtina jūsų komandos narys net neprisimins apie ką eina kalba.

Taigi, apie praeitį kalbėti nevalia. Iš karto pastebėjus netinkamą elgesį jo minėti prie visų irgi nepatartina. Tai kada kalbėti? Kaip įgyendinti visus šiuos "reikalavimus"? Gali kilti natūralus klausimas.
Patarimas labai paprastas - dažniau kalbėkites. Su savo darbuotojais 1-2-1 susitikimus darykite bent kartą į dvi savaites, o dar geriau kiekvieną savaitę. Tik tokiu būdu galima suteikti savalaikį atgalinį ryšį, kuris būtų ne tik aktualus, tačiau ir auginantis.

NUSITEIKIMAS PAMOKYTI

Dažnai pasitaikanti vadovų klaida yra ta, kad jie yra įsitikinę, kad žino geriau. Galbūt atskirais atvejais taip ir yra. Tačiau nusiteikimas, su kuriuo yra teikiamas grįžtamasis ryšys yra labai svarbus. Nusiteikus pamokyti, parodyti savo viršenybę vadovas nekuria ryšio su savo komandos nariu bei ugdymo aplinkos. Jeigu vadovas visada demonstruos savo pranašumą, darbuotojai tiesiog nustos stengtis, nes vistiek bus blogai.

Tad jeigu tikslas yra ugdyti, kad darbuotojai ateityje dirbtų savarankiškai ir generuotų naujas idėjas - dalinkitės savo pastebėjimais ir patirtimi tikslu auginti ir tobulėti, tačiau nenorėkite pamokyti.

NUOGIRDOS

Nėra nieko blogiau, kai vadovas remiasi nuogirdomis ir nepatvirtintais faktais. Taip vadinami pletkai yra viena didžiausių bet kurios įmonės blogybių.

Norint jų išvengti reikia skatinti atvirumą, pagarba grįstą komunikaciją bei atgalinio ryšio suteikimo kultūrą. Pradėti, žinoma, vadovas turėtų nuo savęs.

Venkite kalbėkite apie tai, ko pats(-i) nematėte ar negirdėjote. Priešingu atveju prarasite autoritetą komandos akyse. Tad teikiant grįžtamąjį ryšį stenkitės kalbėti tik apie tokį elgesį, kurį teko stebėti pačiam(-iai).

"TU" VARTOJIMAS

Ar kada stebėjote savo savijautą, kai jūsų pašnekovas vis vartoja "tu": " tu pasakei... tu padarei... kai, tu...". Pokalbis, kuriame vadovas tik vartoja "tu" turi kaltinamąją potekstę.

Niekam nepatinka būti kaltinamam. Tokio pokalbio metu nesulauksite nieko apart gynybos. Užėmus gynybinę poziciją darbuotojas ne tik neišgirs jūsų žinutės, tačiau nepasidarys ir jokių išvadų.

Tad stenkitės pats ir skatinkite savo komandos narius kalbėti tik iš savo perspektyvos, be kaltinimo ar išankstinės nuomonės. Tam labai praverčia sakiniai, kuriuos pradedam:

"Aš pasijutau nejaukiai, kai išgirdau..."

"Man pasirodė, kad ...."

"Man svarbu, kai.."

POVEIKIO NEĮVARDINIMAS

"O kodėl mes apie tai kalbam? O kas iš to?" - Galėtų paklausti jūsų pašnekovas, jeigu pokalbį norėtumėte nutraukti tiesiog išsakęs savo nuomonę, kas jums nepatiko. Nes jeigu jums kažkas nepatiko dar nereiškia, kad tai yra blogai.

Tad norint, kad žinutė pasiektų adresatą, būtina ne tik įvardinti elgesį, tačiau ir koks to elgesio poveikis jums, visai komandai ar netgi įmonei. Šioje vietoje siūlyčiau vadovautis labai paprasta taisykle, kad savaime suprantamų dalykų tiesiog nėra. Todėl dalinantis savo pastebėjimais, būtina įvardinti kokią teigiamą ar neigiamą įtaką tai padarė ar galėjo padaryti aplinkiams.


Šioje vietoje labai pravartu remtis įmonės vertybėmis ar komandos susitarimais. Jeigu tokių neturite - puiki tema sekančiam komandiniam susirinkimui.

SUSITARIMO NEBUVIMAS

Aptarus kokį poveikį (teigiamą ar neigiamą) kolegos elgesys turėjo komandai ar įmonei, sekantis ir nemažiau svarbus žingsnis - susitarti,kas bus tęsiama, o ko reikėtų vengti arba daryti kitaip.

Šioje vietoje, žinoma, vadovas gali nurodyti kokio elgesio pageidauja, tačiau kalbant apie ugdymą, siūlyčiau paskatinti pašnekovą pasiūlyti naują elgesio modelį pačiam. Tos mintys, kurias komandos narys įvardina pats, tikėta bus įgyvendinamos su didesniu noru nei tos, kurios yra "nuleistos". Jeigu kolega idėjų pritrūko, visada galite pasidalinti savo patirtimi arba elgesiu, kurį konkrečioje situacijoje bandytumėte įgyvendinti jūs, pradėdamas(-a) sakinį "Man visai pasiteisino...." arba "Aš tokiose situacijose..."

Ir pabaigai linkiu nebijoti. Nebijoti pabūti "blogiečiu(-te)", nebijoti 1-2-1 pokalbio, nebijoti nežinoti visų atsakymų. Nes visų atsakymų nežino niekas.

Grįžtamasis ryšys išties gali būti dovana, dovana abiems pokalbio dalyviams. Linkiu smalsauti ir bandyti. Nes pokyčiai vyksta tik bandymo būdu. O jeigu nutarsite, kad jums praverstų pagalba - kviečiu susisiekti ar registruotis nemokamai pažintinei sesijai